Инструкция

Запустите программу Outlook. Дважды щелкните левой кнопкой мыши по иконке приложения на рабочем столе или нажмите кнопку «Пуск» и выберите нужный пункт в меню «Все программы». После загрузки приложения выберите меню «Файл» и найдите строку «Создать». Когда вы наведете указатель мыши на эту надпись, появятся подпункты действий. Найдите пункт «Список рассылки» и нажмите на него левой кнопкой мыши. Откроется окно создания и редактирования нового списка получателей почты.

Введите название для списка в поле «Имя». Так вы сможете создать несколько разных групп получателей для различных задач, а впоследствии быстро переключаться между ними. Например, «Заказчики», «Сотрудники», «Друзья» и так далее.

Нажмите кнопку с надписью «Выберите членов», чтобы добавить получателей из вашей адресной книги. Найдите нужного человека в перечне и нажмите кнопку ОК. Окно выбора адресата закроется, а в списке рассылки появится получатель, повторяйте, пока не внесете все нужные адреса. Этот способ хорошо подойдет в том случае, если у вас в адресной книге Outlook уже внесены имена и e-mail тех, кому вы хотите отправлять почту. Если это новое имя, нужно использовать другой метод внесения адресатов.

Щелкните левой кнопкой мыши по надписи «Добавить». Откроется небольшое окно, в котором вы увидите поля «Краткое имя» и «Адрес электронной почты». Скопируйте и вставьте имя и адрес, если у вас есть письмо от этого человека, или наберите новое имя и адрес вручную. Нажмите кнопку ОК (она станет активной только после ввода электронного адреса). Диалоговое окно закроется, а в списке получателей появится новая строчка. Повторите это действие столько раз, сколько нужно для добавления всех абонентов рассылки.

Нажмите кнопку «Файл» в верхней строчке окна и выберите пункт «Сохранить». Нажмите его левой кнопкой мыши, и через несколько секунд список рассылки outlook будет создан.

Источники:

• как создать перечень

Инструкция

Вызовите главное системное меню, нажав кнопку «Пуск», и перейдите в пункт «Все программы». Раскройте ссылку Microsoft Office и запустите приложение Outlook. Для того чтобы использовать имена адресатов, находящиеся в адресной книге приложения, раскройте меню «Файл» верхней сервисной панели Oulook и укажите команду «Создать».

Выберите подкоманду «Список рассылки» и напечатайте желаемое имя создаваемого списка в строке «Имя». Перейдите на вкладку «Список рассылки» в открывшемся диалоговом окне и воспользуйтесь ссылкой «Выбрать участников». Укажите адресную книгу, содержащую нужные адреса электронной почты, в каталоге «Адресная книга». Напечатайте имя выбранного адресата в строке «Поиск» и выделите определившееся имя в каталоге, расположенном под строкой поиска. Нажмите ссылку «Участники» и повторите все вышеописанные действия для каждого нужного адресата рассылки. Подтвердите выполнение выбранного действия, нажав кнопку OK.

Бизнес держится на связях. Потерянная контактная информация означает упущенную сделку. У вас не будет клиентов, если вы не знаете, как до них добраться. В Microsoft Outlook список контактов размещается как можно ближе к электронной почте.

Если вы знаете, как обращаться со списком контактов MS Outlook, вы сможете многое. Можно обмениваться ими с другими пользователями электронной почты, отправлять групповые сообщения. Пользуйтесь возможностями Outlook для организации своей работы.

В этом уроке вы узнаете, как добавить контакты в Outlook и как создать контактную группу в Outlook. Рассмотрим полезные функции, такие, как создание группы контактов в Outlook. Давайте начнём.

Важность ваших контактов из Microsoft Outlook

Контакты в MS Outlook бывают частные и деловые. Для постоянной связи Outlook позволяет сохранять адреса прямо внутри вашей электронной почты.

Каждая запись в адресной книге электронной почты является контактом. Бизнесмену и каждому, кто пользуется email, удобнее иметь адресные книги в Интернете. Тогда вы их точно не потеряете.

Для поиска в Outlook щёлкните значок Address Book (в виде раскрытой книги) справа от вкладки Home . В диалоговом окне Address Book: Contact s появится основная информация о контакте:

Информация о контакте в окне Address Book: Contacts.

Ваша адресная книга по умолчанию - Contacts – , но можно создавать и дополнительные адресные книги.

Чтобы найти более подробную информацию о контакте, дважды щёлкните его имя, чтобы открыть карточку контакта:

Детальная информация в карточке контакта MS Outlook.

Как видите, карточка содержит не только адрес электронной почты вашего контакта. Помимо возможности хранить до трёх адресов, есть поля для ввода следующей информации:

• Место работы
• Адрес веб-страниц
• IM адреса
• Телефонные номера (рабочий, домашний, факс, мобильный и прочие)
• Адреса (до трёх физических адресов на контакт)

Можно прикрепить изображение к карточке контакта, если у вас оно есть. Кроме того, есть поле Notes для дополнительной информации.

Адресная книга Outlook позволяет не только хранить и находить контактную информацию, но использовать её для отправки коллективных писем с помощью контактных групп. Подробнее о Microsoft Outlook читайте в пособиях:

Прежде чем мы поговорим о работе в MS Outlook, не забудьте подписаться на рассылку Tuts + Business и получить нашу бесплатную eBook: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. В книге описаны принципы организации входящих сообщений и даны подсказки по управлению ими.

Теперь перейдём к созданию контактов и контактных групп в MS Outlook:

1. Занесение нового контакта в MS Outlook

Осознавая важность адресной книги Outlook, вы готовы организовать свой список контактов. Существуют два основных метода добавления контактов в Outlook:

1. из адресной книги
2. из электронной почты

Разберём каждый из них.

Шаг 1. Как добавить контакты в Outlook из адресной книги

Этот метод удобен, если вы хотите добавить к своим контактам в MS Outlook визитные карточки. Иметь аккуратно организованную информацию о контактах в почтовом ящике гораздо удобней, чем хранить стопки карточек, которые могут быть случайно потеряны.

Для начала откройте адресную книгу в MS Outlook и щелкните правой кнопкой мыши в любом месте. Появится всплывающее меню:

Нажмите New Entry для добавления нового контакта в свою адресную книгу.

Выбор опции New Entry . Диалоговое окно New Entry :

Добавление контакта или новой группы контактов из диалогового окна New Entry .

Выберите параметр New Contact и нажмите OK . Вы увидите пустую карточку Contact Card :

В карточке можно хранить разнообразную информацию о каждом контакте в адресной книге Outlook.

Заполните каждое поле контакта соответствующей информацией.

Щёлкнув по стрелке справа, вы можете дописать информацию. В приведенном ниже примере есть три типа адресов, которые вы можете добавить в карточку контакта:

Вы можете хранить несколько адресов для каждого контакта.

Заполнив поля, выберите Save & New сохраните контакт и продолжайте заполнение адресной книги. Или, выбрав Save & Delete, вернитесь в Address Book:Contacts.

Шаг 2. Как добавить контакты в Outlook из Email

Получив письмо от нового контакта, информацию о нём легко сохранить в адресной книге MS Outlook. Начните с сообщения, которое содержит контактную информацию:

Вы можете сохранить контактную информацию из писем, полученных в Outlook.

По щелчку правой кнопкой мыши на адрес отправителя, появляется всплывающее меню:

Командой Add to Outlook Contacts добавляется новый контакт из электронной почты.

Выберите Add to Outlook Contacts . Открывается контактная карта с уже заполненным именем отправителя и адресом. Если у вас есть дополнительная информация об этом контакте, добавьте её в карточку.

Заполнив, нажмите Save & Close или Save & New , чтобы сохранить контакт в адресной книге.

Шаг 3. Как добавить изображение

Если хотите, вы можете добавить изображение или логотип. Откройте карточку контакта человека, чьё изображение вы хотите добавить. Нажмите значок Add Contact Picture справа от имени пользователя. Откроется окно браузера:

Можно добавить изображение в MS Outlook.

Перейдите к файлу с изображением, которое вы хотите добавить. Укажите на него и нажмите OK. Теперь выбранное изображение появится на карточке контакта:

Вы можете добавить фотографию или рисунок в карточку контакта MS Outlook.

Шаг 4. Как удалить контакт

Иногда требуется удалить контакт. Или информация устарела, или вам больше не понадобится.

К счастью, в Outlook это делается легко. Откройте окно Address Book: Contacts . Выберите имя контакта, который вы хотите удалить. Затем щелкните правой кнопкой мыши в любом месте. Появится всплывающее меню:

Выберите имя контакта в адресной книге и нажмите Delete .

Выберите Delete . Система запросит подтверждения:

Нажмите кнопку Yes , чтобы удалить выбранный контакт.

После нажатия Yes контакт будет удалён из адресной книги MS Outlook.

3. Создание группы контактов

Если вам нужно отправить сообщение нескольким людям, контактная группа сэкономит время для отправки письма всем членам вашей группы. Используя контактную группу, вы можете быть уверены, что все получили одну и ту же информацию. Исключается риск забыть отправить электронное письмо, если отправлять его каждому по отдельности.

(Примечание: Эта опция известна как the Distribution List в ранних версиях Outlook. )

Рассмотрим эту возможность внимательнее.

Шаг 1. Как создать группу контактов в Outlook

Откройте окно People . Нажмите на три точки в нижнем левом углу MS Outlook. Появится всплывающее меню Navigation Options :

Выбор опции People в меню Navigation .

Во всплывающем меню выберите People . Окно People содержит весь список ваших контактов:

Вы увидите полный список контактов Outlook в окне People .

Нажмите New Contact Group в Ribbon . Появится пустое окно Contact Group :

Окно Contact Group для создания группы контактов.

Введите в поле Name имя для группы, которую вы хотите создать. Теперь, когда вы создали новую группу контактов, можно начать добавлять адреса.

Шаг 2. Как добавить адреса в контактную группу Outlook

В открытом окне Contact Group нажмите значок Add Member на ленте. Появится всплывающее меню:

Выбор участников группы Outlook из контактов Outlook, адресной книги или электронной почты.

Имеется возможность выбора адресов из существующих контактов Outlook, из адресной книги или электронной почты.

При нажатии From Outlook Contacts или From Address Book , отобразится окно Select Members: Contacts . Вы можете выбрать имя контакта.

Для примера возьмём вариант New E-mail Contact . Вместо полной карточки контакта появляется диалоговое окно Add New Member :

Окно Add New Member для добавления контакта в группу Outlook.

Введите имя и адрес контакта, который вы хотите добавить в группу. Обратите внимание, что по умолчанию стоит флажок Add to Contacts . Если его убрать, контакт будет добавлен в вашу новую группу контактов, но не в адресную книгу. Это может пригодиться, если вам нужна связь с этим человеком только в составе группы.

После ввода информации нажмите OK . Контакт в группу добавлен. Дополняйте в группу столько контактов, сколько понадобится.

По окончании работы щёлкните значок Save & Close в верхнем левом углу окна Contact Group .

Шаг 3. Как использовать контактную группу

Для отправки сообщения членам вашей контактной группы введите её имя в поле To . Нажмите кнопку Send . Сообщение будет отправлено всем, кто указан в списке:

Укажите имя контактной группы в поле To нового сообщения, чтобы отправить его всем её членам.

Шаг 4. Как переименовать группу

Имя группы контактов можно изменить. Например, после завершения одного проекта и перехода к другому, вы можете переименовать свою группу контактов.

Для этого откройте выпадающее окно Navigation и выберите People :

Опция People в меню Navigation для доступа к окну Contacts .

Появится окно Contacts :

Имя группы контактов в верхней части окна Contacts .

Имя группы отображается в верхней части списка контактов (рядом с значком людей). Нажмите туда, чтобы выбрать. Дважды щёлкните мышью на группе контактов и откройте окно Contact Group :

Вы можете переименовать существующую группу контактов.

Запишите новое имя в поле Name . Закончив, кликните по иконке Update Now . Для сохранения изменений и выхода, нажмите Save & Close .

Шаг 5. Как поменять адреса в контактной группе MS Outlook

Списки адресов часто требуют изменений. Электронная почта Outlook поможет вам идти в ногу со временем.

Состав участников контактной группы меняется в окне Contact Group . Вы можете указать новые адреса или удалить ненужные . Откройте Contact Group window :

Изменение адресов в группе контактов

Начнем с добавления нового участника. Дважды щёлкните значок Add Members в ленте . Можно добавить участника из списка контактов Outlook, адресной книги или ввести новый контакт электронной почты. По окончании нажмите на значок Update Now в Ribbon .

Чтобы удалить участника из группы контактов, щёлкните его имя. Затем нажмите значок Remove Member в Ribbon . Информация участника удаляется из контактной группы. (Однако, не из списка контактов электронной почты Outlook.)

После внесения изменений и выхода из окна нажмите значок Save & Close слева в Ribbon .

Шаг 6. Как удалить контактную группу

Время от времени требуется полностью удалить контактную группу. Возможно, вам больше не нужно связываться с её членами.

Для удаления группы из электронной почты MS Outlook откройте окно Contacts . Имена групп отображаются в верхней части списка.

Щёлкните по имени группы, которую вы хотите удалить. Нажмите значок Delete (выглядит как X) в Ribbon . Ваша контактная группа удалена.

OneNote - приложение для заметок в составе Microsoft Office. Чтобы узнать больше об OneNote, просмотрите этот учебник:

Шаг 1. Как отправить контактную информацию в OneNote

Откройте окно Contacts . Выберите адрес и кликните по иконке OneNote в Ribbon . Появится диалог Select Location в OneNote:

Разверните опцию My Notebook и выберите блокнот OneNote для сохранения адреса. Нажмите OK . Ваша информация добавляется в OneNote в выбранный вами блокнот:

Контактная информация Microsoft Outlook внесена в OneNote.

Примечание . Можно обмениваться информацией о контактной карточке Outlook с OneNote.

Шаг 2. Как отправить контакт или группу контактов в Outlook

Если кому-то понадобилась ваша контактная информация или даже ваша контактная группа, вы можете сделать это быстро и легко через электронную почту Outlook.

Откройте окно Contacts . Нажмите на элемент Outlook для выбора. Это может быть контактной группой или индивидуальным адресом. В этом примере я показываю, как разделить контактную группу в Outlook.

Нажмите Forward Contact на ленте , чтобы открыть всплывающее меню:

Вы можете пересылать адрес из Outlook или информацию о группе кому угодно.

Примечание. Группы контактов могут быть отосланы только в качестве контакта Outlook. Индивидуальные адреса могут быть перенаправлены либо в виде контакта Outlook, либо визитной карточки.

Выберите опцию формата элемента. Откроется окно Compose с уже прикрепленным элементом контакта:

Информация о контактной группе Outlook прилагается к электронной почте.

Введите адрес человека, которому вы хотите отправить информацию. Также неплохо написать текст сообщения, чтобы ваше послание не попало в папку спама. Когда всё будет готово, нажмите кнопку Send .

Практика использования ваших контактных групп

После занесения контактов в Outlook и организации их в группы вы обнаружите, что для них в Outlook существует много применений. Вот лишь несколько идей:

1. Новости проекта . Если вам нужно отправить информацию всем участникам, контактные группы - отличный инструмент. Убедитесь, что все члены команды указаны на нужной странице.
2. Встречи. Наряду с другими способами, отправка уведомления о встрече по электронной почте через контактную группу позволяет добавлять вложения и другие данные.
3. Объявления. Если по работе требуется делать объявления в масштабе всей компании, групповое электронное письмо, отправленное с использованием списка контактов, будет прочитано.
4. Уведомления и предупреждения. Если вам необходимо предупредить клиентов об обновлении программного обеспечения или других системных изменениях, список контактов гарантирует, что ваше сообщение достигнет нужных людей.
5. Общественные мероприятия . Контактные группы помогают в организации общественных мероприятий: вечеринок, встреч, спортивных турниров.

Использование группы для отправки сообщения нескольким лицам практично и рационально. Как только вы научитесь пользоваться контактными группами, то сможете подумать о своих собственных уникальных целях.

Организуйте свою электронную почту с Inbox Management

Заключение

Теперь, когда вы знаете, как добавлять контакты в Outlook и как организовать их в группы, вы готовы в полной мере использовать MS Outlook в своей деловой и личной жизни. Начните сегодня с создания контактной группы в Outlook.

Как вы используете контакты Outlook в своем бизнесе? Используете ли вы контактные группы MS Outlook? Поделитесь своими мыслями (или советами) в комментариях ниже.

На сегодняшний день рассылка email-сообщений является одним из наиболее современных и эффективных методов взаимодействия с уже существующими и потенциальными клиентами любой компании. Одним из доступных и менее затратных способов e-mail-рассылки является программа Outlook. Рассмотрим схему действий для создания списка рассылки в Outlook 2003, 2007 и 2010. В принципе, процесс схожий, но есть и отличия.

Outlook 2003, 2007, 2010

1. Нажимаем на начальной странице кнопку «Адресная книга».
2. Там же выбираем пункт «Контакты».
3. В меню «Файл» выбираем пункт «Новая запись». То же самое можно сделать, кликнув на панели инструментов «Новая запись».
4. В пункте «Выберите тип записи» выбираем «Список рассылки».
5. Добавляем новую группу в «Контакты». Это действие назначит место хранения группы контактов.
6. Нажимаем «Ок» и появляется безымянная форма.
7. В строке «Имя» вводим наименование создаваемой группы.
8. Для выбора контактов из других ресурсов нажимаем пункт «Выбрать членов».
9. Сохраняем и закрываем форму.

Альтернативные варианты

Если речь идет о массовых e-mail-рассылках с большим количеством адресатов, то существуют не менее результативные способы. Например, можно установить специализированную программу для e-mail-рассылки или обратиться в сервис e-mail маркетинга. Выбор программ и сервисов на сегодняшний день разнообразен, как по ценовым, так и по функциональным характеристикам.

Как создать рассылку на smartresponder.ru

1. Регистрируемся на smartresponder.ru .
2. Входим в аккаунт и выбираем пункт «Создать новую рассылку».
3. Выбираем «Тип рассылки»:
   • Автоматическая последовательная серия писем
   • Периодическая рассылка
4. Выбрав пункт «Автоматическая последовательная серия писем», придется заранее заготовить письма, которые будут отправляться по указанным датам и адресам, поэтому выбираем «Периодическая рассылка».
5. Выбираем «Язык рассылки» (русский или английский).
6. Настраиваем «Периодичность выпусков».
7. Указываем название рассылки, тематику.
8. Вводим краткое описание для рассылки.
9. Нажимаем «Создать».

Бывают ситуации, когда приходится отправлять сообщения группе людей. Для того чтобы не добавлять каждый раз одних и тех же людей в список получателей в Outlook есть возможность автоматизировать данный процесс.

Теперь переходим непосредственно к созданию группы контактов. Открыв Outlook 2010, выбираем представление «Контакты » и жмем на «Главная ». Выбираем пункт «Создать группу контактов » (рис.1)

В поле «Имя » вводим название группы, к которой будем применять автоматическую рассылку и выбираем пункт «Добавить участников ».

Выбираем способ, с помощью которого будем добавлять участников Группы контактов : из контактов Outlook, из имеющейся адресной книги, путем создания нового контакта. В нашем примере это добавление контактов из Outlook.

В открывшемся окне выделяем контакт, который хотим добавить в Группу контактов и жмем на «Участники ». После чего не забываем нажать на «Сохранить и закрыть » (рис.2).

Проверяем правильность наших действий. Создаем новое сообщение. В поле «Кому… » пишем имя созданной нами Группы контактов . Если необходимо убрать из списка рассылки некоторые контакты, то в поле «Кому… » сообщения щелкните значок «плюс» (+) рядом с именем списка рассылки, чтобы увидеть его содержимое, а потом удалите имена людей, которым не нужно посылать сообщение (рис.3).

Использование скрытой копии в Outlook

При переписке по электронной почте удобно ставить в копии всех людей, заинтересованных в ознакомление с перепиской, но не участвующих в ней. В таких случаях получатель письма увидит, что письмо пришло ему, а также увидит всех тех, кто стоит в копии письма.

Но что делать, когда вы не хотите дать понять контрагенту, что кто-то кроме него получает это письмо? В этом случае используйте поле «Скрытая копия». Создайте новое электронное письмо, перейдите на вкладку «Параметры » и выберите меню «Показать получателей скрытой копии » (Рис. 1).

Введите адрес и отправьте письмо получателю.

Если вы часто отправляете электронные письма в команду, вам нужно набирать или выбирать адреса электронной почты всех членов группы один за другим каждый раз, когда вы отправляете электронное письмо. К счастью, Outlook имеет функцию создания списка рассылки, который включает в себя все адреса электронной почты членов группы. Вам просто нужно выбрать список рассылки, затем ваш адрес электронной почты будет отправлен всем получателям, указанным в списке рассылки. Следующая инструкция покажет вам, как создавать и использовать список рассылки.

Kutools for Outlook : 100 + Новые расширенные инструменты для Outlook.
Office Tab : Включить редактирование вкладок и просмотр в офисе , Just Like Chrome, Firefox, IE 8 / 9 / 10.
Классическое меню : Принесите старые меню и панели инструментов назад для Office 2007, 2010, 2013, 2016 и 2019.

Создание и использование списка рассылки в Outlook

1. Запустите Outlook 2013 или 2010, нажмите Главная > Новые предметы , Смотрите скриншот:

2. Нажмите Больше элементов > Контактная группа

3. На Контактная группа лента, нажмите Добавить участников .

4. Выбрать Из адресной книги в раскрывающемся списке, чтобы добавить участников.

5. в Выберите участников выберите одного из получателей, а затем нажмите Пользователи Сообщества кнопка. Повторите эту операцию, пока этот список рассылки не включит все адреса электронной почты членов группы. Затем нажмите OK Кнопка.

7. Когда вы хотите отправить электронную почту этой команде, выберите список рассылки из Выбрать имена диалоговое окно, нажмите к , а затем нажмите OK кнопка. Смотрите скриншот:

Kutools для Outlook - больше, чем расширенные функции 100 для Outlook, повышайте эффективность 70% для вас

• Сложные и повторные операции могут быть выполнены одноразовой обработкой за считанные секунды.
• Переадресация нескольких электронных писем по отдельности одним щелчком мыши и автоматическая пересылка по правилам.
• Авто CC / BCC при каждой отправке электронной почты и простота настройки правил, а также автоматический ответ без необходимости обмена сервером.
• Мощный фильтр нежелательной почты, удаление дубликатов электронных писем, ответ с вложением, куча операций одним нажатием и так далее...
• 60-день неограниченная бесплатная пробная версия. 60-дневная гарантия возврата денег. 2 лет бесплатное обновление и поддержка. Купить один раз, использовать навсегда.