Битрикс 24 диск. Облачный сервис для хранения данных. Удобный доступ к информации

.

Давно прошло то время, когда нам приходилось хранить свои электронные архивы на дисках или флешках, поломка или потеря которых приводила к ужасным последствиям. Как говорится, в век компьютерных технологий ничто не стоит на месте. И устаревшие носители информации заменяют облачные (онлайн) хранилища. Конечно, пользоваться подобным ресурсом можно не только лишь для хранения личной информации. Сегодня мы расскажем об удобном и современном приложении на портале «Битрикс24».

Битрикс24 Диск. Что это?

«Битрикс24 Диск» - облачное хранилище электронных данных и файлов вашей компании, доступное с различных устройств, подключённых к Интернету. Облачное хранилище является активным, так как в нём можно не только загружать, просматривать и скачивать файлы. Одна из основных его функций – это совместная работа с документами, правки в онлайн-режиме. Вы сможете привлекать к совместной работе не только своих сотрудников, но и ваших клиентов и партнёров. Для того чтобы подключить облачное хранилище, скачайте и установите десктопное приложение Битрикс24.

Где хранить «личную» информацию

Не все загружаемые вами файлы должны быть достоянием общественности. Например, работа над закрытым проектом, или временные документы по текущей работе, которые могут понадобиться только вам. Для удобства в Битрикс24 существует ваше личное хранилище.

Колонка «Избранное» по умолчанию содержит пункт «Мой диск». В него вы можете загружать файлы, создавать и перемещать документы и папки. Также у вас есть возможность сортировки уже существующих файлов и папок по дате, названию и размеру.

Для того чтобы настроить свой диск, нажмите на шестерёнку. В этом меню вы можете изменить доступ к вашим файлам и диску в целом подключить библиотеку как сетевой диск и выбрать удобный для вас способ работы с документами.

Преимущества Битрикс24 Диск

Все корпоративные файлы в одном месте

Теперь ничего не «потеряется». Для надёжности файлы защищены от случайного удаления. Документы, фото и презентации, которые раньше находились в личных папках и почтовых ящиках теперь собраны в одном месте, с возможностью доступа с любого устройства, подключённого через интернет. Также стоит отметить, что данные надёжно защищены, ведь информация зашифрована с использованием SSL-сертификата.

Совместная работа над документами

Закончилось время, когда о правках нужно договариваться на организованных планёрках. Раньше, чтобы совместно работать над договором или презентацией нужно было поочерёдно выполнять действия и пересылать документ друг другу. Теперь есть возможность создания и совместной правки таблиц, документов и презентаций прямо в облачном хранилище «Битрикс24 Диск».

Теперь не нужно беспокоиться об актуальности версии документа, вся история изменений сохраняется автоматически. Вы можете пригласить коллег для совместной работы в один клик, поделившись файлом в Живой ленте.

Экономия на офисном ПО

Это преимущество будет актуально для начинающих предпринимателей, когда каждая статья расходов очень важна. Ваш «Битрикс24» интегрирован с Microsoft Office Online и Google Docs. Теперь вам не нужно покупать специальные программы. Вы можете создавать и редактировать текстовые документы, таблицы и презентации онлайн в «Битрикс24 Диск».

Возможность работать с документами офлайн.

Если вы не можете подключиться к интернету, это не значит, что вы не сможете работать. Приложение «Битрикс24 Диск» синхронизирует ваши документы и файлы с компьютером. У вас есть возможность работать с документами офлайн, а после подключения к интернету, произойдёт обратная синхронизация и все внесённые вами изменения будут отражены и актуальны для других сотрудников.

Удобный доступ к информации

Вы можете просматривать документы, фото, видео и презентации со смартфона или планшета, установив мобильное приложение «Битрикс24». Также вы легко сможете найти любые новые документы при помощи поиска, так как «Битрикс24» выполняет индексацию всех файлов, при публикации новых материалов.

Современные технологии дают пользователям возможность хранить важную информацию в облачных хранилищах. Битрикс24 Диск представляет собой облачное пространство, где можно хранить рабочие документы компании и иметь доступ к нему с любого устройства и любого места при наличии Интернета. Кроме функции хранения информации, Диск в Битрикс24 дает возможность сотрудникам совместно работать, обсуждать документы и править их, использовать файлы клиентов и партнеров. Никогда ранее совместная работа не была настолько удобной и эффективной – при внесении правок коллегами на вашем компьютере благодаря мгновенной синхронизации появляется обновленная версия.

Строго говоря, Диск Битрикс24 – это общие диски для отделов, подразделений или проектов, а также множество личных дисков для сотрудников, с возможностью интеграции с Google и Microsoft и защитой данных шифрованием.

Все достоинства Битрикс24 Диска

Безопасное хранение информации;
Доступ в любое время – 24/7;
Персональные диски для сотрудников и общие для отделов и проектов;
Удобный обмен файлами;
Совместная работа над документами;
Мгновенная синхронизация при редактировании документов на различных устройствах;
Возможность обсуждения нового документа в Живой ленте;
Создание и редактирование документов в Google Docs и MS Office Online, даже без подключения офисного ПО;
Быстрый поиск документов на Диске за счет индексации всех документов и подсказок умного поиска;
Отсутствие необходимости использования файлообменников – используйте публичную ссылку, с возможностью задать время ее активности и/или защищать паролем;
Сохранение истории изменений в документах;
Возможность работать с документами офлайн – все изменения будут синхронизированы с облаком после подключения к Интернету;
Доступ с мобильных устройств.

В бесплатном тарифе предоставляется 5Гб в облаке, в тарифе «Компания» облачное хранилище предоставляется без ограничения его объема. Подробнее об этих и других тарифах Битрикс24 читайте .

Для подключения Диска необходимо скачать десктопное приложение Битрикс24 , в меню слева найти его настройки и выполнить подключение одной кнопкой. Следуйте подробным инструкциям по подключению, и получите возможность доступа к Диску.

Диск Bitrix24 – это огромные возможности для повышения эффективности работы вашей компании, комфортная индивидуальная и совместная работа с документами и файлами и надежная защита с SSL-сертификатом.

С развитием информационных технологий и увеличением скорости доступа в Интернет, компании все больше документов публикуют онлайн, хранят на общих облачных хранилищах, прикрепляют в письмах и заказах.

Битрикс24 выводит работу с документами на новый уровень, интегрируя файловое хранилище с менеджером задач, CRM, чатом и Живой лентой.

Но что же делать, если место на облаке стремительно заканчивается? Как понять, на что же потрачено выделенное пространство и освободить диск?

Как посмотреть свободное место в Битрикс24

Начнем с анализа проблемы. Посмотреть сколько дискового пространства доступно на вашем тарифном плане и сколько уже занято можно в разделе Мой тариф - Мой Битрикс24. Эта страница доступна только пользователям с правами администратора.

Здесь мы видим краткую статистику:

• Занято базой данных - это объем, который занимает база данных самого портала - комментарии, клиенты, задачи, данные рабочего времени и т. п. Это пространство можно очищать только удаляя информацию из портала, но это редко требуется, т. к. объем базы данных обычно невелик.
• Занято другим - эта цифра обычно значительно выше и как раз обозначает сколько файлов мы храним на портале и какой объем потенциально можно освободить.
• Свободного места - именно за увеличение этой цифры мы и боремся в статье.

Кстати, вы можете получить дополнительные 5 Гб дискового пространства, использовав наш промокод gc-disk. Промокод действует, только если вы еще ни разу не использовали промокоды на вашем портале.

Если на вашем диске еще много места - можно не беспокоиться и продолжать работу. Если же место заканчивается пора заняться очисткой.

Обратите внимание, что информация о занятом дисковом пространстве обновляется раз в сутки и если вы что-то удалите, это не сразу отобразиться в разделе Мой тариф.

Также посмотреть, сколько дискового пространства доступно на портале и каков ваш вклад в общий объем файлов можно в десктоп-приложении.

Очистка корзины

Прежде чем собирать экстренное совещание, ругать коллег за нерациональное использование и искать дубликаты файлов, давайте займемся самым простым - очисткой корзины.

Функционал корзины имеется на Общем диске компании и на каждом из личных дисков пользователей. Чтобы перейти в Корзину, необходимо в правом верхнем углу на странице диска нажать выпадающее меню напротив слова «Показать» и выбрать «Корзину».

Администратор портала может собственноручно очистить диски всех пользователей или попросить коллег сделать это самостоятельно.

Чтобы перейти в диск пользователя, необходимо открыть профиль пользователя на портале и в верхнем меню под фамилией и именем выбрать «Мой диск».

Зачастую пользователи забывают о корзинах и регулярного удаления мусорных файлов достаточно для решения проблемы нехватки дискового пространства.

Очистка служебных папок

Что же делать, если корзины пусты, а места все еще мало?

Есть другая служебная папка на портале Битрикс24, которая неконтролируемо разрастается и требует более аккуратного подхода при очистке. Это папка «Загруженные файлы».

В эту папку попадают различные служебные файлы, для которых не было определено свое место. Например, файлы прикрепленные к сообщениям в живой ленте, к комментариям, к задачам и т. п.

Эту папку также следует регулярно очищать, но следует помнить, что некоторые из этих файлов могут использоваться в работе и после удаления, станут недоступны, поэтому к данным нужно относиться с осторожностью. Например, удалить все файлы в корзину и подождать неделю, если жалоб на потерянные файлы не поступило - можно очищать и корзину.

Обратите внимание, что папка «Загруженные файлы» также имеется на личном диске пользователя - у каждого своя.

Лучшая экономия места при работе с загруженными файлами - это профилактика и правильное использование возможностей Битрикс24. Прежде чем прикреплять файл к задаче или комментарию, его следует загрузить в одну из рабочих папок на общем или личном диске и выбрать с помощью опции «Найти в Битрикс24». В этом случае файл не попадает в папку загруженных, снижаются шансы потерять нужную информацию или наплодить дубликаты одного файла.

Кроме загружаемых пользователями файлов, есть и другие служебные папки, файлы в которых создает Битрикс24. К ним относятся папки «Файлы из почты», «Телефония - записи звонков» и служебные папки приложений из Маркетплейс. Внимательно проверьте действительно ли вам нужны файлы из этих папок или их уже можно удалить за ненадобностью.

Очистка рабочих файлов

Если вы очистили все ненужные файлы из Корзины и служебных папок, а место все еще занято, значит ваши рабочие файлы занимают действительно большой объем. Здесь поможет только одно средство - внимательно просмотреть файлы и папки загруженные на портал. Возможно, некоторые из них не нужны в облаке и их можно удалить или переместить на локальное хранилище. Также убедитесь, что вы не используете ненужные дубликаты. К примеру, если у каждого сотрудника на личном диске имеется папка с одинаковыми регламентами, шаблонами и т. п., скорее всего имеет смысл вынести такую папку в общий диск, предоставить общий доступ всем заинтересованным сотрудникам и для удобства подключить папку к личному диску. В этом случае папка с файлами будет только одна и дубликаты не будут занимать лишний объем.

В идеальном случае каждый файл на портале должен быть в единственном экземпляре, и это совершенно не сказывается на удобстве работы, т. к. любой файл или папку с общего диска, личного диска кого-то из пользователей или из рабочей группы, можно подключить к своему диску для быстрого и удобного доступа.

Увеличение дискового пространства

Если на вашем портале все файлы - необходимы для работы, а места все еще не хватает, тогда остается только увеличить дисковое пространство для файлов.

Это можно сделать, использовав наш или перейдя на более высокий тариф. Доступное дисковое пространство определяется тарифом и не может быть приобретено отдельно (хотя такая возможность и была раньше).

Бесплатный тариф Проект - 5 Гб.
Тариф Проект+ - 24 Гб.
Тариф Розница + CRM - 24 Гб.
Тариф Команда - 100 Гб.
Тариф Компания - неограничено.

Не забывайте, что оплачивая тариф Битрикс24 в компании ГенКлауд, вы можете получить и надежного партнера, который всегда готов помочь.

Совместная работа с файлами и хранение в облаке - неотъемлемые инструменты современной организации работы и повышения эффективности компаний.
Сервис Битрикс24 и компания ГенКлауд помогут в этом!

Битрикс24.Диск

«Битрикс24.Диск» под Windows и Mac OS

«Битрикс24.Диск» входит в функционал для корпоративного портала. Инструмент предназначен для автоматического резервирования данных и позволяет синхронизировать файлы сотрудника на корпоративном портале и персональном компьютере.

«Битрикс24.Диск»

Преимущества

Как подключить

Как работает «Битрикс24.Диск»

«Битрикс24.Диск» подключается нажатием одной кнопки из для корпоративного портала.

Подключить «Битрикс24.Диск »

Чтобы подключить «Битрикс24.Диск»:

• Запустите
• Перейдите по кнопке в левом меню к настройке «Битрикс24.Диск»
• Нажмите кнопку «Подключить»
• Следуйте инструкциям

«Битрикс24.Диск создает папку на компьютере »

Как отключить «Битрикс24.Диск»

«Битрикс24.Диск» отключается и снова включается в настройках десктопного приложения.

Включить «Битрикс24.Диск»

Как примеры использования:

• Создайте документ и сохраните его в папку «Битрикс24.Диск» на компьютере - его копия тут же окажется на портале.
• Откройте документ из папки «Битрикс24.Диск» на своем компьютере и работайте над ним - все изменения тут же отразятся в его копии на портале!
• Прикрепите к сообщению коллегам в «Живой ленте» документ из «Битрикс24.Диска» на портале. Если вы его измените, коллеги получат актуальную версию.

Ваши файлы в сохранности, в безопасности и под рукой!

Синхронизация

Автоматическая синхронизация

Добавьте файлы в свой «Битрикс24.Диск», чтобы работать с ними где бы вы не находились и с любого устройства. Изменения автоматически синхронизируются.

Атоматическая синхронизация

Сразу после подключения «Битрикс24.Диск» создает специальную папку на вашем компьютере и копирует в нее документы с портала. Вы изменяете на компьютере копии документов с портала, и «Битрикс24.Диск автоматически синхронизирует изменения в документах на портале.

Сразу после подключения «Битрикс24.Диск»:

• Все содержимое ваших Файлов на портале автоматически скопируется в эту папку на диске
• Все, что вы поместите в папку «Битрикс24.Диск» - документы, фотографии, видео и другие файлы - автоматически скопируется на портал

Меню «Битрикс24.Диска»

Следите за синхронизацией из «трея»!

Контекстное меню «Битрикс24.Диска» в системном лотке является функциональным и информативным. В меню есть пункты, позволяющие прямо из трея наблюдать за процессом синхронизации файлов. Пользователи облачного сервиса «Битрикс24» могут следить за наличием места на Диске и докупать его по мере необходимости.

Пятый - пошел!

Следите за ходом синхронизации прямо из трея. Здесь отображается, какой именно файл в данный момент синхронизируется с порталом. Вы будете знать, когда этот процесс закончится. Это особенно важно при отправке на диск больших пакетов документов.

Статус синхронизации Диска

Файл 100% на портале!

Специально для пользователей, не доверяющих технологиям, в меню добавлен пункт «Синхронизировать сейчас». Сделайте это повторно, вручную выбрав этот пункт. Не беспокойтесь и будьте уверены - файл на портале!

Для облачного сервиса «Битрикс24»

Если ваше десктопное приложение работает с облачным сервисом «Битрикс24», в меню «Битрикс24.Диска» появится еще 2 строки, позволяющие следить за наличием места на Диске компании.

Информация о наличии свободного места

• Сколько места занято на Диске?
• Сколько всего места на Диске?

Убедитесь, что на вашем Диске есть свободное место, прежде чем отправить в «облако» «тяжелые» файлы и видео. Меню отображает, сколько всего у вас места на Диске, и сколько не занято.

Быстро докупите места на Диске! Специальная ссылка из меню ведет на страницу покупки дополнительного места в «облаке» , где можно быстро увеличить объем диска - докупить себе места. Ссылка выводится только для администраторов «Битрикс24» и пользователей, которые имеют право это делать.

Скорость и производительность

«Битрикс24.Диск» позволяет очень быстро работать с документами в «Битрикс24». В частности, процесс синхронизации файлов с порталом идет очень быстро. Возможна работа с документами больших размеров.

Быстро - c тысячами файлов!

Доступ к файлам и папкам

Подключите коллег к своим папкам для совместной работы над документами. Откройте доступ к папкам с точностью до сотрудника. Сделайте это как на портале, так и со своего компьютера. Подключите Диск группы к вашему собственному. Диск новой группы, в которую вы вступите, подключается автоматически. Подключите нужные вам папки в Общих документах, - и они будут всегда доступны на вашем Диске. Сразу после подключения запускается процесс синхронизации, и все подключенное появляется на вашем Диске.

Настройка общего доступа к папке

«Битрикс24.Диск» доступен пользователям сервиса «Битрикс24» и владельцам коробочного продукта .

Общий диск компании

Подключите нужные вам папки в Общих документах, - и они будут всегда доступны на вашем Диске. Сразу после подключения запускается процесс синхронизации, и все подключенное появляется на вашем Диске.

Свое пространство!

Каждый сотрудник может создать на общем диске свое собственное пространство. Например, создать общую папку для всего отдела и совместно работать с коллегами над документами в этой папке.

Настройка доступа к папке на общем диске

Пригласить коллег для совместной работы теперь можно на этапе создания общей папки. Все приглашенные получат доступ к папке и смогут подключить ее к личному Диску.

Подключите диск группы

Нажатием одной кнопки!

Диск вашей группы подключается нажатием одной кнопки. Сразу после подключения запускается процесс синхронизации, документы группы появляются на «Моем Диске».

Легко подключить и отключить диск группы

Диск группы - в документах пользователя

Папки с общими документами компании подключаются командой из меню папки на «Общем диске». Вы можете работать с файлами группы и компании - хоть на портале, хоть у себя на компьютере. Все изменения синхронизируются!

Диск группы на компьютере сотрудника

Автоматическое подключение диска группы

Отключите, если это вам не нужно

Диск группы автоматически подключается к Диску нового участника. Вы можете тут же отключить этот диск. Иначе все его содержимое синхронизируется с вашим компьютером.

Также вы можете отключить этот Диск из уведомлений Бизнес-чата.

Более того, в настройках портала доступна опция, которая позволит совсем отключить это автоматическое присоединение Диска при вступлении в группу нового участника.

Сделайте папку общей!

Откройте доступ к своей папке коллегам

Подключите коллег к своим папкам для совместной работы над документами. Сделайте это как на портале, так и со своего компьютера. Приняв приглашение, коллеги смогут работать с общими файлами - как с собственными на своем Диске.

Как открыть доступ к папке:

• Выбрать папку на «Моем Диске»
• Из контекстного меню щелкнуть «Сделать общей»
• Добавить нужных сотрудников, группы и отделы.

Разрешить получателям делиться папкой. Поставьте здесь «галочку», чтобы ваши коллеги могли приглашать к работе над документами в папке других сотрудников. Без вашего участия!

Уведомления об открытии доступа к папке

Коллеги, для которых вы открыли доступ к папке, получают уведомления.

Приглашенные могут:

• Подключить папку
• Отказаться от подключения

Владелец полностью управляет доступом к своей папке - от изменения списка приглашенных коллег до полного закрытия доступа - для всех.

Владелец папки может:

• Посмотреть список сотрудников, которые подключили папку
• Дать доступ еще кому-то
• Удалить кого-то из этого списка
• Закрыть доступ для всех

Вы всегда можете отключить папку коллеги от «Моего Диска», если вам уже не нужно с ней работать.

Управление пользователями и правами доступа Расширенные права доступа на портале можно настроить для целого отдела или отдела с подотделами, рабочей группы, отдельных участников проектов и сотрудников, наделенным определенными полномочиями-ролями (модератор, владелец, наблюдатель, исполнитель и т.д.).

Делитесь файлами с коллегами

Вы можете делиться файлами с коллегами и сообща работать над документами из одной директории. Достаточно настроить индивидуальный доступ к своим файлам - и коллеги смогут их просматривать, скачивать и редактировать. Просто добавьте документ, видео или фото в специальную папку на жестком диске - и ваши файлы на портале.

Видеоролик: как подключить «Битрикс24.Диск»